IntelliGID : solution open source pour la gestion documentaire
Téléchargement
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Documentation
http://sourceforge.net/apps/mediawiki/intelligid/index.php?title=Main_Page
Support public
http://sourceforge.net/projects/intelligid/support
Support privé
Origine d’intelliGID
Le projet IntelliGID origine de l'informatisation du Cadre de référence en gestion intégrée des documents. IntelliGID est un projet qui a été supporté par Doculibre depuis 2005. Plusieurs organisations y ont contribué, dont le MSG, le Conseil du Trésor, le CSPQ, BAnQ et le Directeur général des élections.
En 2011 Doculibre a lancé IntelliGID, un logiciel libre sous-licence GPL-V.3
Le logiciel IntelliGID
IntelliGID est la première suite logicielle libre québécoise pour la gestion intégrée des documents. Conforme à toutes les normes définies par le gouvernement du Québec en gestion intégrée des documents et entièrement alignée sur les orientations de la loi 133, déposée par la présidente du Conseil du Trésor, sur la gestion des ressources informationnelles.
IntelliGID est un logiciel libre sous licence GPL v3.0. Basé sur une communauté Open Source pour laquelle la BAnQ est un membre actif, il évoluera en fonction des besoins des organisations qui l’on implanté. De plus, la communauté aidera, d’un point de vue technique et archivistique, les organisations désireuses d’implanter la GID.
Conformité
• Conforme au cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)
• Implémente le profil de métadonnées gouvernemental, version 2.0
• Conforme aux lois et règlements régissant la gestion documentaire au gouvernement du Québec, principalement la Loi sur les Archives, L.R.Q., chapitre A-21.1;
• Conforme à la loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., chapitre A-2.1
• Conforme à la loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, L.R.Q., chapitre C-1.1
Quelques Fonctionnalités
• Gestion des documents papiers et électroniques
• Gestion des courriels
• Gestion personnalisée des métadonnées
• Gestion du plan de classification
• Gestion du calendrier de conservation
• Gestion du cycle de vie et du déclassement
• Système de sécurité très granulaire (postes de classement, dossiers, documents, métadonnées)
• Connexion à des répertoires institutionnels tels que LDAP et Active Directory
• Gestion de versions mineures et majeures
• Fonctions de bibliothèque (check-in/check-out)
• Moteur de recherche (simple et avancé)
• Intégration à la suite MS Office
• Workflows (basés sur le moteur Activiti)
• Gestion des étiquettes
• Audit
• Rapports
• …
Pourquoi une solution comme IntelliGID
Un fonctionnement basé sur les orientations de BAnQ
Il existe plusieurs solutions pour la gestion intégrée des documents qui offrent sensiblement le même genre de fonctionnalités. Une bonne partie de ces solutions sont des coquilles vides ou les organisations doivent définir le mode de fonctionnement de leur GID. Ainsi une organisation gouvernementale désireuse d’implanter une GID doit étudier les règlementations québécoises en GID et essayer de les implanter dans son nouveau système.
BAnQ et DocuLibre ont consacré une année et demie à mettre en place ces règles de la GID et à les valider. Ainsi, une organisation qui implante IntelliGID est automatiquement conforme à toutes les orientations données par BAnQ. Ce qui diminue de manière considérable les coûts d’implantation.
IntelliGID permet également aux organisations d’implanter d’autres règles de la GID si l’organisation n’est pas tenue de se conformer aux règles de BAnQ
Une gestion intégrée et décentralisée du cycle de vie du document
IntelliGID gère le cycle de vie du document depuis sa création, ce qui permet très rapidement d’épurer un système et d’appliquer automatiquement les bonnes règles de la GID sur le document.
Certaines solutions ne permettent pas de gérer le cycle de vie depuis la création. Par exemple, Alfresco va disposer d’un espace archivistique et de plusieurs espaces de collaboration. Le cycle de vie est appliqué uniquement sur l’espace archivistique. Ainsi, une personne qui travaille dans l’espace de collaboration Alfresco doit faire le ménage de ses documents et a l’obligation d’envoyer des documents à l’espace archivistique. Ce qui est très similaire au mode de fonctionnement archivistique papier.
IntelliGID, lors du passage de l’actif vers le semi-actif, s’assurera que l’utilisateur a bien identifié une version finale de ses documents, convertira le document vers un format de conservation à long terme, supprimera toutes les versions de travail, etc.
Gérer le cycle de vie depuis la création du document assure à l’organisation de conserver les documents essentiels et diminue de manière considérable le temps consacré à la gestion des documents.
Une communauté de pratique
IntelliGID repose sur une communauté de pratique composée des organisations qui implantent IntelliGID. Permettant, d’une part, de partager des expériences et des expertises au niveau de la GID, mais également de partager des développements. Ainsi, une organisation qui a financé un développement le rend accessible à toute la communauté. Cela crée une approche de partage entre les différentes organisations et diminue de manière considérable les coûts d’implantation.
La simplicité d’utilisation
Doculibre avec le support de BAnQ ont mis énormément d’efforts afin de simplifier l’utilisation de l’application. IntelliGID est une application très simple et très ergonomique.
De plus, IntelliGID s’intègre dans l’environnement de l’usager dans sa suite bureautique, ce qui lui permet de ne rien changer à ses habitudes de travail.
Une solution Logiciel libre
IntelliGID est un logiciel libre, pas de coût de licence, aucune limite au niveau du nombre d’utilisateurs, aucune limite au niveau du nombre de documents, aucune limite au niveau du nombre de serveurs.
Communauté Open Source
La communauté IntelliGID a pour mandat de supporter, innover et partager les développements et les connaissances au niveau de la gestion intégrée des documents.
Elle est composée d’individus qui se sont démarqués par leurs compétences et leurs contributions, des organisations qui implantent IntelliGID et des entreprises certifiées sur le support et l’intégration d’IntelliGID.
Fonctionnement
Le processus de fonctionnement de la communauté IntelliGID est inspiré de l’Apache Software Foundation. Il est basé sur le concept de partage et de reconnaissance.
Processus décisionnel
Le processus décisionnel est consensuel et est basé sur un système de vote (pour, contre, neutre). Afin d’avoir le consensus, chaque participant qui est « contre » devra défendre son point de vue et les personnes qui sont « pour » devront convaincre ceux qui sont contre.
Les neutres sont comptés dans le consensus.
Structure du projet Open Source
La structure de projet Open Source est basée sur un mécanisme de reconnaissance. Toute personne faisant partie de l’une des catégories énumérées ci-bas détient une adresse de courriel de la communauté et est clairement reconnue sur le site Web de la communauté.
Le PMC (Project Management Comity)
Le PMC est responsable de définir les orientations fonctionnelles et technologiques au niveau du projet, il a la responsabilité d’intégrer des nouveaux développeurs aux projets et même d’élire des nouveaux membres sur le PMC.
Le PMC d’IntelliGID comporte deux comités :
Le comité stratégique :
A pour mandant de valider la vision du logiciel et de valider les nouvelles orientations.
Le comité technique :
Veille au bon fonctionnement du logiciel, supporte la communauté techniquement et de manière archivistique. Valide les contributions, etc.
Les Commiteurs
Les commiteurs sont des programmeurs ou des spécialistes de la GID. Ils doivent avoir une excellente connaissance de l’application et respecter les règles de fonctionnement définies par le PMC d’IntelliGID.
Le processus de recrutement des commiteurs est basé sur la méritocratie. Ainsi, il sera possible d’intégrer des nouveaux programmeurs ou des spécialistes de la GID s’ils ont eu un apport significatif au niveau de l’application et de la communauté.
Les programmeurs
Les personnes qui contribuent des nouvelles fonctionnalités au niveau de l’application sont appelées programmeurs. Ils n’ont pas accès au serveur de code. Leur contribution prend la forme d’un patch (code développé pour la nouvelle fonctionnalité). Les commiteurs valident ces patchs et peuvent décider de les intégrer ou pas. Certaines contributions sont tellement importantes qu’elles impliquent une prise de décision du PMC.
Les pilotes
Sont des utilisateurs experts qui maîtrisent très bien l’application et qui supportent la communauté. Ils sont très présents sur les forums et écrivent également de la documentation
La gestion de la communauté
La gestion de la communauté passe généralement par les outils suivants :
Site Web de la communauté
Le site Web de la communauté IntelliGID est un espace qui permet d’informer la communauté sur le logiciel.
L’accès au téléchargement se fera à partir de cet emplacement.
Il comporte une liste de diffusion, un système de suivi de demandes et de bogues, un serveur de code, etc.
IntelliGID a été placé sur SourceForge à l’adresse : http://sourceforge.net/projects/intelligid/
Gestion de la documentation
La documentation d’IntelliGID sera hébergée sur un Wiki. Toute personne désireuse de contribuer au niveau de la documentation pourra le faire en se créant un compte sur le Wiki. L’administrateur du Wiki sera notifié à chaque nouvel ajout, ce qui nous permet de tracer le contenu modifié.
Le Wiki d’IntelliGID se trouve également sur SourceForge à l’adresse : http://sourceforge.net/apps/mediawiki/intelligid/index.php?title=Main_Page